请记住：日事日清-第五章 刻不容缓，立即行动
---杰克*韦尔奇（通用电气前任CEO）
否认
“最后一分钟经理人”鲍勃事先和效能官安排好的会面，差一点又迟到了。但他早就准备好了绝佳的理由，大可用来说明为什么他像疯了一样，气喘吁吁地冲进她的办公室。
听说鲍勃遭到留职察看---他妈妈打电话来，扯起陈年旧事说---当初要是听她的话，去读医科，---不，拜托---现在一定更有成就。“医生赚的钱，远远多于从工程师转职为经理人，”她语带责备地说，“你早该听老妈的话。”
谢天谢地，效能官似乎没有注意到鲍勃正喘着大气进门。她请他坐下，马上进入主题：“鲍勃，我相信最后一分钟经理人具有三个致命的特征，而凡是做事拖拖拉拉的人，都具备这些特征，但它们不一定是拖拉造成的。其实，它们往往是原因所在。”
又听到“最后一分钟经理为”，鲍勃倒抽一口凉气，担心效能官又要数落他的不是。
“首先，”效能官继续说，“做事拖拖拉拉的为，老是迟迟不去理清优先要务。他们一直很忙，却经常忙错事情。针对重要的事情应该采取的行动，他们一拖再拖，结果优先项目经常被延误执行，造成了迟延上的问题。”
“我懂。”鲍勃说，却不敢直视她的眼睛。
“其次，就算他们定好优先顺序，也是东做一样、西做一点，以为同时着手所有的事情很重要。结果到头来，他们抱怨有太多的漏洞要补，造成了工作质量上的问题。”
“最后，不管做事拖拖拉拉的人肯不肯承认，他们的确给自己和他为制造了压力。他们只会漫无目的地四处乱跑，到了最后刻才赶着把事情做完，也因此带给别为压力，因为做事拖拖拉拉的为，究竟能不能在期限内完成工作，总是叫人提心吊胆，说不定还必须帮他擦屁股。”
“所以说，做事拖拖拉拉的人，问题在于延迟、工作质量不佳，给自己和别人制造压力。”鲍勃插嘴说。
“一点也没错。”效能官说，“优先要务---第一个P--对延迟的影响最大。有了这层认识之后，那么，你的家庭作业做完了吗？”她问。
“做好了，”鲍勃边说，边把问卷递给她，“不过，里面只有两道问题，倒是出乎我的意料之外。”
效能官没答腔，低头看着鲍勃的答案。他只好等着。。继续等着。过了一会儿，效能官把那张纸放下，带笑望着他。
“可不可以告诉我，”鲍勃有点踌躇，“我的优先顺序排得对不对？”
“我昨天跟你说过，这些答案并没有所谓的对或错。优先顺序不断在变化中；我们不可能拟出一张清单后，永远遵循不悖。这张清单一定是会变的。”
“麻烦你解释一下。”
“你是不是曾经去过医院的急诊室？”
“有，”鲍勃回答，“我儿子杰瑞去年打棒球时，滑向本垒板撞上捕手，手臂因此断了。我们在急诊室枯坐了几个小时，好不容易才有人过来看他。那真是不愉快的经验。”
效能官脸上出现同情之色，说：“在他们看来，手臂断了不算什么大不了的事，是不是？”
“显然他们是那么认为的。”鲍勃点头。
“当然了，等那么久的原因也是检伤分类护士造成的。”
“我听过‘检伤分类’这个名词，但是从没弄懂那到底是什么意思。”
“这名词最早是在战场上使用的。基本上，这套制度是根据紧急状况、受伤的严重程度、患者的生存几率，决定对患者施以治疗的优先顺序。在医院的急诊室里，车祸的患者可能排在手臂断掉的你的儿子的前面接受治疗。”
“没错，但这和职场有什么关系？”
“我们期望阿伽龙的每一位员工，都能对每项活动做好‘检伤分类’。惟有如此，重要的事情，也就是优先要务，才会永远被优先加以处理，而不是按照先来先办的方式去做。知道什么事情最重要的人，在处理这些优先要务时，很少会有延误的情形发生。”
鲍勃脸上露出“愿闻其详”的表情。
是 或许 否
想做而且必做 愿做但是不必做 不想做且不必做
必做但不想做
效能官接下来指墙上的一张表（见上表），说：“我相信，所有人每天的活动，都可以分成四类。”
想做而且必做的事；
必做但是不想做的事；
想做但是不必做的事；
不想做又不必做的事。
“前面的两项放在‘是’那一栏，第三项放在‘或许’一栏内，第四项放在‘否’那一栏。最后一分钟经理人最糟的行为，就是真的去做‘否’那一栏里的事。下场会很凄惨！”
“看得出会有那种后果。”
效能官接着说：“‘想做而且必做’的事，做起来很容易；‘想做但是不必做的事，做起来也很容易，因为可以获得个人的满足感。今天我们的清单上，有一件‘想做但是不必做’的项目--我想去打高尔夫球，可是如果去做那件事，一定会干扰到清单上其他的‘必做’的项目。”
“听起来很有道理。”鲍勃同意她的说法。。他不禁想起自己以前做事经常颠倒次序。
“鲍勃，我注意到你第一道题的答案中，健康和体能排在中下重要的次序。对你来说，那可能是‘必做但不想做’的项目。”
“你说得也许没错。我老是觉得，重复性的运动实在无聊透顶。不过，最近我去健身俱乐部的兴趣提高了，而且我发现，清晨散个步的话，每天都会更有精神。因此，运动似乎可以排到‘想做而且必做’那一类里。运动可以振作精神，晚上也睡得比较好。”
“太好了。”效能官语带嘉许地说，“但是在第二道题的答案中，你却把和医生的约会排 在清单的最下面。”
“是啊！我想我是这么答的，没错。”
“如果你的身体健康状况不错，我可以理解为什么你可能取消和医生的约会，宁可去参加社交活动或者和客户见面。”
“唔。。我的身体相当健康。”
“好消息。但是，如果看医生是为了确认所谓的化学治疗法有没有成功地杀死体内的癌细胞，那你会怎么做？”
鲍勃毫不迟疑地回答：“这样的话，看医生可能是日程表上最重要的事了。它会是‘想做而且必做’的项目。”
“对极了！另外一个例子是晚上外出聚会的对象，如果是第二天将移民到新西兰的朋友，彼此见面可能是好几年以后的事了。”
“那么，我也会把这件事的重要性往上提。”
“所以说，眼前的状况--你对目前状况的了解，将决定你的优先顺序。”
“我想是这样。”
“我们的目标是确定在这里工作的每个人，都能了解到优先要务是会变化的。我们的指导原则是，我们必须知道该做什么事，也要知道什么时候去做。”
“可否说得再清楚一点？”
“好的，我会尽量解释清楚。人们经常给自己制造一些毫无意义的细枝末节的小事，然后让这些事情爬上优先要务清单的上层；更糟的是，他们任凭别人为他们制造杂事。如果你和上级之间能够培养出开放、坦诚的关系--这是我们公司极力鼓励的，你就会质疑那些看真情炒是很重要的任务指派。接下来，你们两人必须一起做分类的工作，把那些不是很重要的任务从清单上剔除。”
“你的意思是不是说，其实有些事情，我根本 连做都不必去？”
“没错，拿我个人的例子来说，在我来这家公司之前的上一份工作中，我本以为该我管的事情晨面最重要的是看完堆在我桌上的所有业界期刊。其实，这正好给自己制造了一件无足轻重的工作项目。最后，我终于理解，这些堆积如山的资料只会让我看得精疲力尽，却忽略了更重要的待办事情。”
“哎哟！糟糕，我也犯了同样的毛病。鲍勃心虚地说，“现在回想起来，翻阅数百页的资料之后，很少能从里面学到有用的东西，这样看来我可以把‘阅读业界期刊’这件事从清单上删掉。”
效能官笑了起来：“我想，许多刊物的确有一些实用的东西，但是如果某些观念真的那么惊天动地，总有一天还是会浮现在你眼前。我后来取消订阅参考价值最低的刊物，或者转送给可能比较有用的人参考。”
鲍勃点头表示同意：“我本来以为，如果能从尽可能多的来源吸收到大量的知识，我对阿伽龙而言会更有价值，所以我努力去看所有的杂志。但是，搜集那些信息并不是我的职责所在，管理生产流程才是。”
效能官也点了点头：“许多经理人相信，只要做事就有生产力，而且有了生产力之后，就会有成果。所以他们拟定一份很长待办事项清单，接着做完所有这些事情，扬扬得意地相信自己的生产力很高。等到他们终于发现，竟然没有得到可圈可点的成果时，他们便大惑不解。毕竟，这些大忙人可是丢下耙儿弄扫帚，没有稍事喘息的一刻，而且已经一一做完待办清单上的任务。不过，与此同时，真正要紧的事却被遗忘到一旁，而且他们没有把任何一件事情授权下去，也没有针对自己的待办事项，做分类的工作，结果注定要当最后一分钟经理人，这其实是一种否认的形式。”
“否认？”鲍勃不解。
“鲍勃，你知道美国成人的头号杀手是什么吗？”
鲍勃想了一下，说：“我猜是癌症。”
“答得好，但是再猜。”
“心脏病？”
“是有这种可能。还有没有其他的答案？”
“中风？”
“也许是吧！”
“算了，我放弃。”
一丝哀伤的神情闪过效能官的脸庞。“我相信，否认是头号杀手。”
“否认？”鲍勃边思索她的话边问。
“是的，”效能官的泪水在眼眶里打转，她说：“我们刚刚谈过，如果是为了检查癌症治疗的进展，对你来说，和医生约好的问诊时间便显得很重要。。”
“没错。”鲍勃承认。
效能官强忍情绪，继续说：“家父就是死于否认的。两年多了，他的肚子疼痛不已，并在日记里写下了这件事。他去世后约3年，家母看了他的日记后才发现了可怕的真相。在自己的健康问题上，家父是‘是最后一分钟经理人’，他不知道如何排定优先顺序，因此，他没有做定期的结肠检查，以便早点发现癌症，反而陷入了一种否认的状态。后来，他终于去看了医生，可惜一切为时已晚。结果他忍受了4次漫长的手术，在医院里待了10个星期，在疗养院待了两个月，然后与世长辞 --他是死于否认，死于最后一刻才对急迫的状况寻求解决方案，不是死于癌症。”效能官拭去泪水，又说：“抱歉，我不应该在我们见面时，谈这么沉重的往事。 ”
鲍勃深表同情。“没关系，”他说，“听到令尊的故事真是令人难过。在你心里，他一定很特别。”
“正是。我的足球比赛、钢琴独奏会，他每一场都到。但是小学升中学的毕业典礼，他缺席了。在这之前的两个星期，他就已经溘然长逝--可以说是到了最后一刻。到现在我还是很想念他，非常想念。”
鲍勃和效能官沉默良久，空气好像凝固了。
效能官终于再度开口说：“因此，优先要务强调的是分类，以及确保你时时那些最重要的事情。这可以帮助最后一分钟经理人克服延迟的毛病。”
“那工作质量不佳和制造压力这两个特征呢？”
效能官面带笑容说：“别忘了我们还有两个P！”